가상데터룸은 기밀을 요하는 각종 정보를 안전하게 주고받을 수 있도록 클라우드상에 공간을 제공해주는 솔루션으로 초기에는 주로 M&A의 실사(Due Diligence) 과정에서 많이 활용됐다.
실사 과정에서 매수 의향을 가진 기업은 매도 대상 기업의 경영, 재무, 자산 등의 전반적인 상황을 다각도로 세심하게 분석하게 된다. VDR은 기업의 민감한 정보들이 다루어지는 실사 과정에서 가장 중요한 정보 보안의 역할을 수행하고 있다.
기밀 정보의 전달, 검토, 보관을 하나의 솔루션 내에서 해결할 수 있는 VDR은 제약업계에서 활용도가 높다. 이 가운데 사용자의 편의성과 합리적인 가격을 내세운 리걸테크의 ‘AOS DataRoom’이 국내 출시돼 눈길을 끌고 있다.
이 때문에 제약사들은 협력을 통한 공동개발로 신약 개발의 가능성을 높이고 실패에 대한 리스크를 줄인다. 이 과정에서 제약사들 간에 다양한 협업이 이루어지며 극도의 보안을 유지하면서 연구 자료를 빈번히 교환하게 된다.
연구개발 기간 동안 방대한 양의 연구자료 및 실험데이터가 만들어지는데 이런 자료들은 보안이 필요한 동시에 효과적으로 활용될 수 있어야 한다. 어렵게 개발된 신약의 검증을 위한 임상시험의 경우 보고서의 실시간 공유 및 모니터링이 필요하며 이 보고서에는 대상 환자의 민감한 개인정보가 포함되어 있어 개인정보보호 문제와도 맞물려 있다.
‘AOS DataRoom’은 보안이 요구되는 각종 연구자료 및 임상시험 보고서 등을 안전하게 교환하고 모니터링 할 수 있는 각종 보안 기능을 제공한다. 기밀자료들의 암호화를 통한 보안뿐만 아니라 해당 자료에 접근하는 인원의 접근 및 권한을 관리할 수 있으며 문서 미리보기, 워터마크 삽입, 프린트 출력 제한 등 기능을 제공한다.
본문에 대한 키워드 검색과 OCR을 통한 스캔문서 검색 등 검색 기능을 제공하며 자료들의 버전 관리 및 코멘트 기능을 통해 자료 관련 담당자들이 가상 공간내에서 안전하게 의견을 교환할 수 있다. 또 VDR 내에서 이뤄지는 모든 작업들의 이력이 기록돼 관련 규제 기관의 감사 등 자료 제출 요구가 있을 시에도 즉각적인 대응이 가능하다.
향후 M&A 시장과 제약사뿐만 아니라 기밀자료의 보안이 요구되는 제조, 건설, 지적재산권, 법률, IT, 컨텐츠 기업 등 다양한 분야에서 VDR의 활용도는 더욱 높아질 것으로 전망된다.