[일문일답]월급 줄 때 임금명세서도 같이…위반 시 과태료 최대 500만원

[이데일리 최정훈 기자] 오는 19일부터 사용자가 근로자에게 임금을 줄 때, 임금의 구성항목 및 계산방법, 공제내역 등을 적은 임금명세서를 함께 줘야 한다.

‘임금명세서 만들기’ 프로그램 컴퓨터 화면 (자료=고용노동부 제공)

16일 고용노동부에 따르면 이날 정부는 이 같은 내용의 근로기준법 시행령 개정안을 국무회의에서 의결했다. 이번 개정안은 지난 5월 18일 개정된 근로기준법의 세부 내용을 담고 있다. 개정법은 사용자의 임금명세서 교부를 의무화하는 내용이 담겼다.

임금은 근로관계를 이루는 내용으로 과거부터 임금의 세부 내역을 기재한 문서를 주는 것이 일반적이다. 그러나 일부 사업장에서는 근로자에게 임금명세서를 주지 않거나 임금총액만 알려주는 경우가 있었다. 이에 사용자와 근로자가 임금에 대한 정보를 정확히 주고받고, 임금체불이 발생할 경우 사용자와 근로자 간 액수 등에 대한 다툼의 소지를 줄일 수 있도록 이번 개정법이 마련됐다.

개정법의 주요 내용으로 사용자는 근로자에게 ‘임금을 지급할 때’ 임금명세서를 줘야 하고, 오는 19일 이후 임금지급분부터 적용된다. 임금명세서 교부 의무를 위반한 사용자에게는 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료가 부과된다.

다음은 임금명세서 작성과 교부 의무에 관한 주요 일문일답이다.

△임금명세서에 사원번호나 생년월일을 반드시 작성해야 하나

-임금명세서에 ‘성명, 생년월일, 사원번호 등 근로자를 특정할 수 있는 정보’를 기재하도록 규정되어 있다. ‘성명’만으로 근로자를 특정할 수 있다면, 생년월일과 사원번호 등을 중복해 기재할 필요는 없다.

△모든 임금 구성항목에 대해 계산방법을 작성해야 하나

-고정으로 지급되는 기본급이나 정액으로 지급되는 수당 등에 대해서는 계산방법을 별도로 작성하지 않아도 된다. 시급·일급제이거나 연장근로수당과 같이 ‘근로일수나 총 근로시간 수 등에 따라 임금의 구성항목별 금액이 달라지는 경우’에 한해 계산방법을 작성하면 된다. 다만, 이 경우 계산방법에 근로일수, 총 근로시간 수, 연장·야간·휴일 근로시간 수 등을 포함하여 기재해야 한다.

△4대 보험료, 근로소득세 등도 계산방법을 기재해야 하나

-공제내역의 계산방법은 별도로 기재하지 않아도 된다. 근로기준법 제43조제1항에 따라 임금의 일부를 공제한 경우 ‘공제항목별 금액과 총액 등 내역’만 작성하면 된다.

△취업규칙이나 근로계약서에 임금의 계산방법이 나와 있는데, 매월 임금명세서에 계산방법을 반드시 기재해야 하나

-임금명세서 교부는 근로자가 임금을 지급받을 때에, 임금의 세부 내역 등 임금에 관한 정보를 명확히 알 수 있게 하려는데 그 취지가 있다. 따라서 취업규칙에 임금의 결정·계산·지급방법이 기재되어 있다 할지라도 임금명세서에 임금의 구성항목별 계산방법을 작성하는 것이 바람직하다. 다만, 취업규칙이나 근로계약서에 특정 임금항목에 대한 지급 요건이 규정되어 있는 경우에는 임금명세서에 이를 기재하지 않더라도 무방하다.

△취업규칙에 규정되어 있는 공통적인 계산방법을 임금명세서에 그대로 기재해도 되나. 반드시 당월 근로시간 수 등 구체적인 수치를 적어야 하나

-근로자가 추가적인 정보 확인 없이 계산방법을 보고 해당금액이 어떻게 산출된 것인지 바로 알 수 있도록, 구체적인 수치를 포함해 산출식을 작성하는 것이 바람직하다. 만약, 취업규칙이나 근로계약서 등에 기본적인 계산방법이 있는 경우, 임금명세서 일괄 작성 등 편의를 위해 이를 임금명세서의 계산방법란에 공통적으로 기재하는 것도 가능하다. 다만, 이때에도 계산에 필요한 정보를 별도로 기재해야 한다.

자료=고용노동부 제공

△고정 연장근로수당이 있을 경우 실제 연장근로를 하지 않았더라도 계산방법에 연장근로시간수를 기재해야 하나

-지급된 임금 금액을 기준으로 계산방법을 작성하면 된다. 고정 연장근로수당 외에 추가적인 연장근로에 따른 임금이 지급 되는 경우에는 해당 시간을 포함하여 계산방법을 적어야 하지만, 추가적인 연장근로가 없는 경우에는 근로계약서나 취업규칙에 고정연장근로수당에 대한 시간이 규정되어 있다면 해당 시간을 기재하지 않을 수 있다.

△카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부해도 되나

-카카오톡이나 문자로 임금명세서를 교부하는 것도 가능하다. 임금명세서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용 프로그램 등을 활용해 작성한 후, 이메일, 카카오톡 등 각종 전자적 방법을 이용하여 근로자에게 전송할 수 있다.

△회사 인트라넷을 통해 임금명세서를 교부하고 있는데, PC에 접속하기 어려운 현장직 근로자의 경우에도 임금명세서를 교부하였다고 볼 수 있나

-근로자가 사내 전산망을 자유롭게 활용할 수 없는 경우에는, 사용자는 근로자가 확인할 수 있는 방법으로 임금명세서를 교부해야 할 것.

△이메일로 임금명세서를 발송하는 경우 교부의무를 이행하였다고 볼 수 있는 시점은 언제인가. 발송만으로 교부 의무를 다하는 것인지, 수신을 확인해야 하는 것인지.

-사용자가 이메일로 임금명세서를 발송한 경우, ‘발송된 때’를 임금명세서를 교부한 것으로 볼 수 있을 것. 다만, 메일이 반송처리되는 경우 등은 발송으로 보기 어려우니 이에 대한 확인이 필요하다.

△임금명세서를 반드시 정기지급일 당일 교부해야 하는지, 그렇지 않다면 임금지급일로부터 몇일까지 교부한 것으로 보는지.

-사용자는 ‘근로자에게 임금을 지급하는 때’에 임금명세서를 교부해야 합니다. 만약, 부득이한 사유로 임금 지급일에 임금명세서를 교부하지 못한다 할지라도 사회통념상 합리적인 범위 내에서 교부가 이루어져야 할 것.

△임금명세서 교부 의무 위반에 따른 과태료 부과는 근로자 1인당 부과되는 것인지, 다수 근로자의 임금명세서를 교부하지 않더라도 사업장별로 1회 위반으로 부과되는 것인지

-근로기준법 제48조제2항에 따라 사용자는 개별 근로자에게 임금명세서 지급 의무가 있으므로, 위반 대상 근로자 1인을 기준으로 과태료가 부과된다.

△퇴직금을 지급할때도 임금명세서를 지급해야 하나

-퇴직금은 근로기준법 상 임금에 해당하지 않으므로 임금명세서 교부 대상에 해당하지 않는다. 다만, 퇴직금을 지급할 때도 근로자가 그 산정내역을 알 수 있도록 관련 명세서를 교부하는 것이 바람직할 것.

△매월 15일에 임금을 지급하는 사업장의 경우 언제부터 임금명세서를 교부하면 되나

임금이 정기적으로 지급되는 경우라면, 개정 근로기준법 시행일 이후 임금지급일부터 임금명세서를 교부해야 한다. 매월 15일이 정기지급일인 경우 11월 15일 지급되는 임금은 시행일 이전이므로 임금명세서 교부 의무가 없지만, 12월 15일 지급일부터 임금명세서 교부 의무가 있다.

△임금지급일 이전 퇴사한 근로자에 대해서도 임금명세서를 교부해야 하나

-정기지급일 이전에 퇴직한 근로자에 대해서도 그 지급 내역을 명확히 할 필요가 있으므로 근로기준법 제36조에 따라 임금, 보상금, 그밖의 모든 금품을 청산하는 때에 그 내역을 기재하여 교부하는 것이 바람직할 것.